10 pasos para elaborar un código de ética y conducta
Uno de los aspectos clave de los asuntos corporativos de cualquier organización moderna es contar con un código de ética y conducta. Este documento constituye la guía con que cuentan todos los actores de ese entorno corporativo para mantener actitudes profesionales, respetuosas y humanas. Adicionalmente demuestra el interés de los dueños y altos directivos por generar entornos óptimos de trabajo, de manera que la alta productividad se convierta en el vehículo de grandes aportes a sus empleados, pero también a su comunidad. Por estoy hoy hablaremos de como elaborar un código de ética y conducta.
Los códigos de ética en general establecen la conducta que se espera de todo el recurso humano que constituye una organización, desde sus cabezas hasta sus bases.
La elaboración correcta de un código de ética y conducta implica el cumplimiento de ciertos pasos clave, dichos pasos se deben respetar, pues cada uno de ellos tiene una implicación en el resultado final, es decir, que tanto el documento que arroja este proceso, como su posterior adopción dentro de la cultura organizacional, dependen en total medida del cumplimiento de estos 10 pasos previos.
Teniendo en cuenta su importancia, a continuación, se detallan:
Paso 1: Constituir un comité para la elaboración del código de ética y conducta.
Este comité lo conforman varias personas internas o externas a la organización:
- El representante de la gerencia general.
- Un representante de la gerencia del área jurídica.
- Representante de la gerencia de recursos humanos.
- Una persona que actúa como consultor (externo)
- Un representante de cualquier otra área que se considere oportuno incluir.
- Una secretaria o secretario (interno o externo)
La persona que actúa como secretaria es la encargada de establecer la agenda de actividades para el desarrollo, revisión y consenso sobre el documento final, también es la encargada de proponer la metodología para la discusión de los avances del proyecto con el resto de los integrantes del comité.
Es recomendable que el número total de integrantes sea un número impar ya que de esta manera se evitan empates y se facilita así la toma de decisiones.
Paso 2: Establecer las facultades del comité de elaboración del código de ética y conducta.
Es necesario que quede claro para el resto de la organización cuál es la función de este comité, siendo lo recomendable que se constituya en la instancia para consulta y para la recepción de comentarios y sugerencias mientras esté vigente el proceso de la elaboración del código. Se recomienda también que se abra un canal directo para este fin, que puede ser un correo electrónico o un buzón de sugerencias ubicado estratégicamente.
Paso 3: Canales de comunicación.
Si bien es cierto que el documento se encuentra en fase de desarrollo y aprobación es importante informar e invitar a los demás empleados a participar con sus opiniones a través de los canales previamente establecidos, teniendo en cuenta siempre los ejes temáticos y las correspondientes fases. Otra opción es comunicar a través de los responsables de cada área la información de avances, así se mantienen alineados todos los procesos.
Paso 4: Elaboración de un código borrador o un proyecto de código.
Es importante no olvidar que un código de conducta y ética debe incluir a todos los actores del entorno de la organización, independientemente de cual sea su nivel jerárquico, es por esto que este borrador inicial debe abarcar todos los temas de interés para la cultura organizacional y para el seguimiento a las actividades operacionales, de esta manera se hace partícipes a todos.
Paso 5: Definición del contenido.
La columna vertebral del contenido del código de ética y conducta es la misión y los valores institucionales, este documento debe dejar clara la visión de la empresa con respecto al comportamiento interno de los empleados o colaboradores, así como también a la relación con los clientes, proveedores y con la competencia.
Paso 6: Evaluación del primer documento final del código de ética y conducta.
Una vez concluida la primera versión del documento final se debe enviar a todos los niveles jerárquicos de la organización para su discusión y posterior retroalimentación. Esto servirá también para comprometer a todos los directivos y empleados a cumplir con lo allí establecido y modificar de ser necesario su comportamiento en función de lo que establece el código.
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Paso 7: Revisión de las sugerencias.
Llegados a este punto es necesario que el comité vuelva a reunirse y realice un estudio de todos los comentarios y sugerencias recibidos con el fin de decidir cuál será el contenido final del documento.
Se sugiere que la redacción sea clara, precisa y fácil de comprender por todos, que objetivamente represente las conductas que se esperan por parte de todas las personas de la organización.
Paso 8: Divulgación del documento final o código de ética y conducta.
Se realiza una presentación oficial en la cual se involucran a todos los empleados, colaboradores e invitados especiales o estratégicos, esto con el fin de que todos se comprometan con su cumplimiento. Se facilita una copia del código de ética y conducta que todos deben firmar.
Para total transparencia la organización debe poner a disposición de todos los interesados el documento que contiene el código de ética y conducta, para tal fin se sugieren los siguientes medios
- Página web.
- Redes sociales.
- Distribución impresa al público a que va dirigido.
- Asociar su contenido a conferencias o reuniones de trabajo.
Paso 9: Asignar tutores o líderes del código de ética y conducta.
Con el fin de que todo lo establecido en el documento del código no sea letra muerta se pueden designar a los líderes o responsables de área como tutores que se encargan de hacer refuerzos periódicos del contenido, además también deberán establecer sistemas o procesos de vigilancia y control.
Paso 10: Presentación a los nuevos empleados y colaboradores.
Todo empleado que está vinculándose a la organización después de firmar su contrato de trabajo debe recibir una copia impresa del código de ética y conducta, este momento se convierte en el ideal para que el departamento de recursos humanos aclare dudas, deje claro el comportamiento que espera la organización de todos sus integrantes y acto seguido se firme el documento que establece el compromiso de cumplimiento de lo que dicta el código de ética y conducta.
En general el objetivo de la creación de un código de este tipo es la regulación de las relaciones con todos los stakeholders de la compañía, para que situaciones como discriminación, falta de respeto, conductas deshonestas o cualquier otra actitud que no obedezca a los patrones éticos de la sociedad se puedan evitar completamente, y por el contrario se incentive la conducta honesta y cordial enmarcada en un ambiente de confianza que cumpla con lo establecido por el derecho laboral en Colombia
Para nosotros en EVB abogados es vital que existan códigos de ética y conducta bien elaborados. Que estos incluyan a todos los participantes del entorno laboral, sobre todo nos importa que se dé cumplimiento a lo allí establecido y que se definan procesos para su seguimiento y control.
Creemos que esta es la base de una organización exitosa y estamos convencidos de que podemos ayudar a muchas empresas a desarrollarse en un ambiente de total transparencia pues somos expertos en asuntos corporativos. ¡Contáctenos y empecemos trabajar en su compañía!